Skip to main content

Plánování času s GTD

Jak plánujete to nejvzácnější, co máte?

Já používám metodu Getting Things Done (GTD), kterou stvořil a ve své knize Mít vše hotovo popsal David Allen. Nebudu tvrdit, že tato metoda je úplně dokonalá, ale považuji ji za tu nejlepší, kterou znám. Není to nic složitého, jedná se o pár jednoduchých pravidel, která Vám mohou změnit život.

Jaká jsou tedy pravidla GTD?

Prvním krokem je založení tzv. Inboxu, což je místo, v ideálním případě pouze jedno, kde budete shromažďovat všechny úkoly, které během dne dostanete, nebo si sami vytvoříte.

Proč je dobré mít jen jeden Inbox? Protože je to přehlednější a nic nezapomenete. Když si jednu věc zapíšete do Poznámek, další do Připomínek, k tomu rychle něco načmáráte na papírek, spoustu věcí necháte viset v Mailu a k tomu si ještě něco přihodíte do Kalendáře, nastane neuvěřitelný chaos a zoufalé hledání toho, co že jste to vlastně měli udělat. Za dost nespolehlivé uložiště považuji taky hlavu, takže z ní radši všechno vysypu do Inboxu a mám jistotu, že se k tomu později stoprocentně vrátím.

Druhým krokem je Zpracování. Když už máte krásný a přeplněný Inbox, přichází na řadu další pravidlo. Úkoly, které jste si do Inboxu přes den ve spěchu naházeli, je nutné zpracovat. To znamená, každou položku z Inboxu vyndat a zamyslet se nad tím, zda je úkol v tuto chvíli možné splnit či nikoliv, co je jeho cílem a proč ho vlastně dělat. Důležitou součástí zpracování je, každý úkol “rozbít” na jednotlivé kroky, které poté budete plnit a s radostí odškrtávat :). K rozbíjení složitějších úkolů na jednotlivé kroky často používám myšlenkové mapy, o kterých jsem psala již dříve.

gtd image

V části Zpracování je ještě jedno důležité pravidlo. Pravidlo dvou minut, což znamená, že pokud jste schopni věc udělat během dvou minut (myšleno přibližně – stopky potřebovat nebudete), tak ji radši udělejte rovnou, než abyste ji zařazovali a pak se k ní zase vraceli. Zpracování dat z Inboxu by mělo proběhnout zhruba jednou denně.

Třetím krokem je úkoly Zorganizovat pomocí tzv. Kontextů. Allen ve své knize navrhuje kontexty, které se vztahují především k určitému místu, kde je možné úkol splnit. Kontext tedy může být například Doma, Kancelář, Mac, Obchod nebo iPhone. Kontextem může být také osoba, bez které nejste schopni danou věc udělat. Velmi používaným kontextem je Někdy/Možná – zde patří vše, co byste chtěli udělat, ale až příležitostně. Oblíbený kontext je Čekám na, který použijete, pokud někoho zaúkolujete Vy.

Na co tyto kontexty jsou?

To je jednoduché. Buď se můžete koukat na velké úkoly – projekty, které jste rozsekali na spoustu dílčích úkolů, nebo se můžete  na své úkoly podívat podle kontextů. Například se podíváte na kontext Telefon a hned vidíte, že máte zavolat třem lidem, odepsat na dvě SMSky, hodit fotku na Instagram a ještě si zahrát Candy Crush :). Když takto vidíte na všechny úkoly, které lze udělat na telefonu, tak je uděláte prostě všechny najednou a nemusíte tak přerušovat jinou činnost kvůli tomu, že jste vlastně měli už před týdnem zavolat babičce. Některé z těchto kontextů používám, ale k tomu jsem přidala pár, které jsem převzala z videa od společnosti The Omni Group (společnost, která vyvinula OmniFocus, což je asi nejdražší aplikace pro GTD). V tomto videu můžete zhlédnout přednášku o novém pohledu na kontexty.

Jedná se o kontexty, které jsou provázány s Vaší náladou/mírou soustředění a časem, který v daný moment máte. Ve videu jsou zmíněny tyto kontexty: Short Dashes, Brain Dead, Routines, Full Focus, Thinking, Calls a Hanging Around. Pár z nich používám a opravdu mi to pomohlo. Fantazii se meze nekladou, takže si můžete klidně vymyslet své vlastní.

Když tohle všechno uděláte, přichází na řadu opravdu důležitý krok… Udělejte to, co jste si naplánovali 🙂

A nakonec Weekly review, tedy týdenní zhodnocení, které se ve jménu GTD dělá jednou týdně. Je to chvíle, kdy si v klidu sednete, odškrtáte to, co jste splnili, zkontrolujete, jestli máte prázdný kontext Čekám na, mrknete na to, co máte v plánu na další týden a když máte náladu, tak třeba i na kontext Někdy/Možná.

Pokud Vám není jasné, jak přesně GTD funguje, doporučuji Vám přečíst si knihu Davida Allena – Mít vše hotovo, kterou vydalo nakladatelství Jan Melvil Publishing. V nejbližších dnech bychom se měli dočkat jejího nového vydání v českém jazyce. Chtěla bych Jan Melvil Publishing velmi poděkovat za práci, kterou odvádějí, za výbornou a rychlou komunikaci a také za to, že mi velmi ochotně nabídli ukázku nového vydání knihy Mít vše hotovo.

Petr Mára, něco jako český guru GTD…

Pokud by se Vám nechtělo číst knihu, tak doporučuji některou z přednášek Petra Máry, který mimo jiné GTD školí. Na internetu jich najdete více. Například toto video je o základech GTD, má necelých 12 minut a určitě stojí za zhlednutí. Pro podrobnější popis této metody doporučuji třeba video, které je uvedeno níže.

Ráda bych dodala, že GTD se nedá naučit přes noc. Chvíli trvá, než si na všechno zvyknete, ale když tomu dáte šanci, mohlo by Vám to opravdu pomoct. Metodu bychom měli a teď k tomu, kterou aplikaci používat…

Upřímně, podle mě celkem jedno. Důležitá je ta metoda samotná. Zkoušela jsem různé aplikace, všechna možná nastavení a nebýt toho, že o tom teď píšu článek, byla by to obrovská ztráta času. Krásný paradox, že? :).

V dalším článku Vám popíšu, které aplikace jsem vyzkoušela a u které jsem nakonec zůstala.

Používáte nějakou jinou metodu plánování času? Nebo znáte nějakou dobrou aplikaci pro GTD? Dejte nám vědět.

Hanka Suderová

Studentka čínské filologie a kulturní antropologie s velkým zájmem o společnost Apple a její produkty. Věří tomu, že technologie by měly lidem především ulehčovat práci. Jejich největší přínos vidí ve vzdělávání, a proto tomuto tématu věnuje nejvíce času. Kromě zájmu o nejnovější technologie se ráda potápí, lyžuje a poznává cizí kultury. Twitter - @hankasuderova

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *